Comment mener l'étude d'opportunité d'un projet complexe ?

[Article du 10/09/2018, actualisé le 02/02/2023]

L'étude d'opportunité vise à limiter, pour un coût raisonnable, l'incertitude inhérente à tout projet complexe. Elle permet d'apprécier si un projet mérite d'être réalisé, sur quel périmètre et dans quel délai. Sur la base des résultats de cette étude, la collectivité décide de poursuivre, de différer ou d'abandonner le projet.

La démarche comprend 5 phases :

1) cadrage de l'étude

2) diagnostic de la situation actuelle

3) identification et description des scénarios

4) étude comparative des scénarios

5) prise de décision

Le cadrage de l'étude permet de désigner le responsable de celle-ci, de formaliser ce qui justifie son lancement, d'arrêter un délai de réalisation et de définir les acteurs à impliquer.

Le diagnostic de la situation actuelle donne lieu à une description du domaine concerné par le projet et à la mise en évidence des points forts et des points à améliorer, au vu d'un référentiel d'analyse défini par l'objet du projet.

L'identification et la description des scénarios se basent sur les résultats du diagnostic précédent et sur la consultation de quelques experts, au sein et à l'extérieur de la collectivité.

En cas de difficulté, on peut toujours retenir les 3 scénarios suivants : le projet à périmètre maximal (au-delà duquel les moyens à engager dépassent à l'évidence les capacités de la collectivité), le projet à périmètre minimal (en deçà duquel les améliorations seront peu perceptibles) et le statu quo (le scénario qu'on oublie toujours, et pourtant...ne rien faire est un choix qui a ses conséquences).

Pour l'étude comparative, chaque option est évaluée en avantages / inconvénients / risques / opportunités vu des différents acteurs et avec une attention portée sur la faisabilité et les conditions de réussite.

Nous recommandons de qualifier le projet sur 5 axes, pour chacun des scénarios :

• La pertinence du projet :

- Lien avec une obligation légale et/ou le projet des dirigeants de la collectivité

- Lisibilité et impact sur l’organisation, la clarté de la répartition des rôles et des responsabilités

- Adéquation aux besoins des usagers, des partenaires, des agents

- Amélioration de la performance : rapport coût / efficacité

• L’acceptabilité du projet par ceux qu’il concerne :

- Adéquation à la culture et impact sur le climat social

- Gains et pertes ressenti pour les différents acteurs (agents, bénéficiaires, hiérarchie), ce ressenti pouvant être en décalage avec la conviction des dirigeant de répondre à un besoin réel des mêmes acteurs qui eux ne le ressentent pas

- Identification et traitement de l’absence de partage des priorités pouvant amener un comportement passif : priorisation et hiérarchisation

- Identification et traitement des projets connexes remettant en cause la faisabilité ou l’adhésion au projet

• La faisabilité du projet :

- Délai de mise en œuvre

- Moyens techniques, financiers et humains à déployer et capacité d'adaptation des systèmes d'information

- Risques du projet et mesures préventives qu’il faut prendre pour les contrôler

- Complexité de mise en œuvre

• L’impact de la mise en œuvre du projet :

- Elimination des tâches à faible valeur ajoutée

- Réduction des délais d’exécution des tâches, activités et processus

- Amélioration de la perception et du niveau de service

L’analyse comporte une qualification de chaque impact : nature (avantage ou inconvénient), niveau d’impact, risque que cet impact constitue un point de blocage au moment de la mise en œuvre.

Enfin, la prise de décision sera facilitée par une présentation synthétique et pédagogique des résultats de l'étude.

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