1. Des injonctions contradictoires
L’administration de l'Etat est confrontée, de manière de plus en plus forte, à une double pression :
Celle de ses partenaires (collectivités, …) et usagers (particuliers, associations…) qui demandent à pouvoir communiquer selon des standards « modernes », c’est-à-dire de manière dématérialisée, à tout moment et de manière fluide, en cela accompagnée par certains agents qui militent dans le même sens
Et celle de la société civile (quelques fois les mêmes acteurs) qui s’inquiète de la fracture numérique mais aussi des impacts potentiellement dévastateurs que pourraient avoir les nouveaux modes de fonctionnement que cette dématérialisation entraîne.
Le programme AP 2022 intègre cette potentielle contradiction et y ajoute un élément : l’ardente nécessité de diminuer le poids de la dépense publique et d’améliorer la qualité de service au public.
2. Leur traduction au Ministère de la Culture
Chaque ministère est donc tenu de faire aboutir des chantiers particuliers qui visent à répondre à ces enjeux de manière spécifiques. La démarche ambitieuse qu’a lancé le Ministère de la Culture s’inscrit dans ce contexte à un rythme soutenu.
Elle souscrit à la fois à l’objectif de simplification et de transition numérique : tendre vers 100% de démarches administratives numérisées à l’horizon 2022 ; développer un État plateforme offrant des services numériques nouveaux et optimisés ; repenser, avec l’ouverture des données publiques notamment, les relations entre les citoyens et l’administration ; transformer les politiques publiques et les méthodes de l’administration à l’aune du numérique.
Derrière ce libellé rapide se cachent une série de projets qui touchent la plupart des grands processus métiers des directions du ministère et du secrétariat général et ceci particulièrement dans les DRAC, principaux acteurs des relations avec les partenaires et les usagers.
A cette occasion, le Ministère a également entrepris de modifier l’ensemble de sa gouvernance numérique en réactivant un comité de pilotage stratégique et en mettant les DRAC au centre de tous les projets numériques.
3. Le rôle des DRAC et celui de Public Impact Management
Le Ministère a choisi de s’appuyer sur ses échelons déconcentrés pour mettre en œuvre ce programme.
Les DRAC sont en effet au cœur des principales démarches que le ministère pilote : dossier d’autorisation d’urbanisme et de travaux, licences d’entrepreneur de spectacles, divers dispositifs de subventions et d’appel à projets,…
La dématérialisation de ces processus, au-delà des aspects strictement informatiques, a de nombreuses répercussions sur l’organisation du travail des différents niveaux hiérarchiques : conservateurs, conseillers, assistants, techniciens,…
Ces modifications touchent le quotidien des cadres et collaborateurs et modifient surtout les modes de travail et les interactions avec les usagers. Elles doivent être anticipées bien en amont pour que la transition se passe au mieux.
De la même manière, l’évolution des modes de faire va également impacter les usagers qui vont devoir être accompagnés pour certains tout au moins.
Tel est l'enjeu de la mission que PIM réalise pour les deux départements copilotes de l’opération : le département de la stratégie et de la modernisation et celui de l’action territoriale.
Avec un principe fondateur qui guide l'action : la dématérialisation des démarches se fait au bénéfice des usagers mais doit impérativement profiter préalablement aux agents afin que ceux-ci soient eux-mêmes acteurs de cette transformation.