Cette analyse se fonde sur notre expérience des nombreux transferts que nous accompagnons dans le cadre des lois NOTRe et MAPTAM : de départements à région, de départements à Métropole, de communes à nouveaux EPCI….
Facteur clé n°1 : adopter une méthode de gestion de projet
Ces transferts sont des projets ponctuels qui impactent le fonctionnement quotidien des services mais aussi les principes mêmes de l'organisation des institutions. Il faut donc les considérer pour ce qu'ils sont : des projets structurants à traiter comme tel c'est-à-dire avec toute la panoplie des outils classiques de la gestion de projets : comité de projet, comité de pilotage (ou autre structure de décision), chef de projet, calendrier, formalisation des « livrables » (réunion d'arbitrage, …).
Facteur clé n°2 : lancer la démarche le plus tôt possible …mais à ce jour toutes les collectivités qui sont concernées ont déjà adopté ce principe
Facteur clé n°3 : adopter une approche via deux angles d'attaque : les questions relatives aux fonctions supports, les questions relatives aux problématiques métiers
Bien sûr les deux approches sont nécessaires et complémentaires.
A un moment donné les directions métiers fourniront des données sur les périmètres et les modes d'organisation tandis que les fonctions supports préciseront les règles du jeu à appliquer sur la valorisation de telle ou telle charges ou le transfert des agents des fonctions support.
Facteur clé n°4 : demander aux élus de fournir un cadre stratégique de négociation ou tout au moins une posture
Beaucoup de questions clés se posent dès le début et plus encore au moment des négociations :
les services doivent-ils se battre pour transférer le moins possible ?
doivent-ils essayer, au risque de paraitre agressif, de réaliser le transfert au meilleur coût pour la collectivité (en minimisant/maximisant les compensations financières) ?
les échanges d'information entre les collectivités de départ et d'arrivée doivent-ils être libres entre les services ou centralisés par un coordinateur qui sera également garant de la cohérence d'ensemble ?
si des questions de périmètre de transferts se posent (et il s'en pose) quelle instance va-t-elle arbitrer techniquement, politiquement,…
est-on dans une négociation, une confrontation ou une collaboration voire une co-construction
Facteur clé n°5 : communiquer …même quand on n'a « rien à dire »
L'incertitude est une angoisse pour la grande majorité des agents et des cadres susceptibles d'être concernés. Ils comprennent fort bien, intellectuellement, qu'on ne peut pas, tout de suite, dresser la liste des agents qui sont transférés. Mais seule compte cette information ! Comment faire ?
La mise en place d'un plan de communication d'abord sur la méthode, sur les principes (prendre des avis, ne pas faire le travail uniquement « en chambre »), sur les échéances, sur le moment où on pourra donner telle ou telle information,… est un pré-requis.
« Informer rassure, rassurer inquiète ».
Tout au long du projet, les agents des collectivités concernées (notamment ceux de la collectivité de départ) doivent être informés des avancées, des échéances, du déroulement de la démarche via par exemple une rubrique spécifique sur l'intranet, ou un site collaboratif dédié sur lequel les principaux documents seront accessibles.
Facteur clé n°6 : partager la vision du secteur public, de la politique publique transférée
Au moment d'un transfert, une des inquiétudes fortes chez les « partants » est qu'ils risquent de perdre l'esprit dans lequel ils faisaient leur travail. Soit car les cultures sont différentes, ou la taille, ou la couleur politique,…
Une parade efficace, mais engageante, consiste à monter assez vite des groupes de réflexion conjoints (collectivité de départ et d'arrivée) pour définir ensemble la nouvelle organisation des choses postérieurement aux transferts. Bonne occasion de faire connaissance, de constater si les visions sont partagées (ce qui est souvent le cas entre professionnels d'une même politique).
On peut recourir pour cela aux techniques classique de formalisation de processus par exemple, mais aussi à des démarches plus innovante du type « design de service ».
Facteur clé n°7 : s'occuper de l'organisation post-transfert dans les deux collectivités départ et arrivée avant le transfert définitif
Les services de deux collectivités seront impactés par l'arrivée ou le départ d'équipes entières. Anticiper leur arrivée chez ceux qui les accueillent ou leur départ chez ceux qui restent est un moyen de rassurer mais aussi une excellente opportunité pour faire bouger des lignes organisationnelles : regroupement de directions, simplification d'organigrammes,…